INSTITUT CANADIEN DE LA RETRAITE ET DES AVANTAGES SOCIAUX

Politique de confidentialité

  

L’Institut canadien de la retraite et des avantages sociaux (l’« ICRA » ou l’« Institut ») s’est doté de la présente Politique de confidentialité pour illustrer sa ferme détermination à protéger votre vie privée. En vertu des lois fédérales et provinciales, l’Institut est tenu de vous informer de vos droits relatifs au traitement de vos renseignements personnels, ainsi que d’obtenir votre consentement avant d’utiliser ou de divulguer ces renseignements. La présente politique a été élaborée par l’ICRA dans le respect des principes les plus stricts qu’édicte la législation canadienne en matière de protection de la vie privée, de manière à garantir la conformité des présentes à ladite législation partout au pays. La présente politique précise comment l’Institut recueille, utilise, divulgue et sauvegarde les renseignements personnels qui lui sont fournis directement par vous ou par une tierce partie.

Renseignements personnels recueillis

Aux fins de la présente politique, l’expression «renseignements personnels» désigne tous les renseignements qui permettent d’identifier un individu directement ou par tout autre moyen raisonnablement accessible. Les informations que l’on retrouve habituellement sur une carte d’affaires, – telles que le nom et les coordonnées professionnelles (adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, etc.) – en plus de votre numéro de membre, de votre mot de passe, du secteur dans lequel vous travaillez et le nom de votre employeur peuvent être recueillis par l’Institut. D’autres renseignements supplémentaires facultatifs qui peuvent être recueillis incluent, mais ne sont pas limités à, votre année de naissance, votre numéro de télécopieur, votre numéro d’exemption de taxes et votre numéro d’UFC.

Principes

Dans le cadre de son engagement à traiter vos renseignements personnels avec respect, l’Institut se plie aux dix (10) principes suivants (les « principes ») :

Principe 1 – Responsabilité

L’Institut s’engage à conserver et à protéger les renseignements personnels sous son contrôle. L’Institut compte un responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées sont indiquées à la fin des présentes. Celui ci est chargé de veiller au respect des principes énoncés aux présentes.

Principe 2 – Indication des objectifs de la collecte des renseignements personnels

Les fins auxquelles l’Institut recueille des renseignements personnels vous sont précisées avant même que ces renseignements ne soient recueillis, ou au moment où ils le sont. Les renseignements personnels sont recueillis et peuvent être utilisés principalement aux fins suivantes :

• la gestion des relations avec les membres (prestation de services, fourniture de ressources et de renseignements, etc.);

• La publication des informations des membres dans la version papier du répertoire des membres ainsi que dans la version en ligne du répertoire située dans la section exclusive aux membres de l’ICRA ;

• la publication du profil des membres sur le site Web de l’ICRA;

• l’élaboration de listes d’envoi destinées aux communications de l’ICRA, visant entre autres à promouvoir les conférences et les autres événements organisés par l’Institut;

• la fourniture, au besoin, de fichiers électroniques à des sources externes en vue de l’exécution d’envois en nombre au lectorat des documents de l’ICRA (publications, etc.);

• la manifestation d’une certaine reconnaissance de la part de l’ICRA; et

• les divulgations exigées par la loi.

L’Institut utilise également les renseignements personnels qui lui sont fournis pour communiquer avec vous et pour préserver vos intérêts. L’Institut vous communique des avis importants et répond à tous vos besoins particuliers en matière de protection de la vie privée, de même qu’à toutes vos questions.

L’Institut compte des membres et mène des activités dans le monde entier. Les renseignements présents sur le site Web et dans le Répertoire des membres de l’ICRA sont donc accessibles aux membres de celui ci se trouvant à l’étranger.

La décision de communiquer ou non vos renseignements personnels à l’Institut, directement ou par l’entremise d’une tierce partie, vous appartient en toutes circonstances. Veuillez toutefois prendre note que votre décision de retenir certaines informations peut limiter la capacité de l'ICRA à bien vous servir.

Principe 3 – Consentement

Sauf dans la mesure exigée ou autorisée par la loi, l’Institut ne recueille, n’utilise et ne divulgue vos renseignements personnels qu’avec votre consentement express éclairé.

Veuillez prendre note que votre consentement n’est pas requis pour la communication de renseignements personnels aux membres, aux représentants, aux mandataires ou aux prestataires de services de l’Institut qui ont besoin des renseignements en question ou qui demandent à en prendre connaissance afin de s’acquitter de leurs tâches ou de leurs obligations contractuelles.

L’Institut peut notamment être tenu de divulguer des renseignements personnels dans le cadre d’enquêtes policières, ou encore en réponse aux exigences gouvernementales de nature fiscale. L’Institut peut être contraint de divulguer certains renseignements aux autorités gouvernementales dans diverses autres circonstances, notamment en cas de procédure ou d’ordonnance judiciaires. Seuls les renseignements expressément demandés sont divulgués. L’Institut s’engage en outre à prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les autorités qui demandent la divulgation de renseignements ont des motifs légitimes de le faire.

Principe 4 – Collecte limitée

Les renseignements personnels recueillis par l’Institut se bornent à ceux nécessaires aux fins que vous indiquez.

L’Institut recueille des renseignements à votre sujet lorsque vous soumettez un formulaire quelconque par le truchement de son site Web, lorsque vous adhérez à l’ICRA, lorsque vous vous inscrivez à des événements ou encore lorsque vous communiquez ou faites affaire avec l’Institut de quelque autre manière que ce soit.

D’autres renseignements personnels peuvent être recueillis à partir d’appels téléphoniques, de télécopies, de courriels, de lettres envoyées par les membres de l’Institut ou tout autre personnel de celui ci, ainsi que de formulaires d’abonnement.

Principe 5 – Restriction de l’utilisation, de la divulgation et de la rétention

L’Institut n’utilise ou ne divulgue vos renseignements personnels qu’aux fins auxquelles ils ont initialement été recueillis, à moins que vous n’ayez consenti à ce qu’il en soit autrement ou que la loi impose ou permette à l’Institut d’agir autrement. L’Institut ne conservera vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins desquelles ils ont été recueillis, ou aussi longtemps que la loi l’exige.

Principe 6 – Exactitude

L’Institut déploie toutes les mesures raisonnables possibles pour faire en sorte que vos renseignements personnels conservés soient exacts, complets et à jour.

Pour aider l’Institut à tenir vos renseignements personnels à jour, il vous est recommandé de veiller à l’apport des corrections requises aussi souvent que nécessaire. En dépit de tous les efforts déployés par l’Institut, des erreurs se produisent parfois. Si vous repérez des renseignements inexacts ou périmés dans votre dossier, veuillez en informer l’Institut par écrit; celui ci y apportera au besoin les changements appropriés. Veuillez prendre note qu’avant de pouvoir vous communiquer le moindre renseignement ou corriger la moindre inexactitude, l’Institut peut vous demander de confirmer votre identité et de lui fournir d’autres précisions pour l’aider à honorer votre demande. S’il y a lieu, l’Institut communique les modifications apportées aux autres parties auxquelles il a pu, involontairement, communiquer des renseignements erronés.

Principe 7 – Protection des renseignements personnels

Pour protéger vos renseignements personnels, l’Institut déploie des mesures de sécurité à la fois adaptées à la sensibilité des renseignements en question et conformes aux normes du secteur.

L’Institut utilise les technologies standards de l’industrie et déploie des normes de sécurité à jour pour éviter que vos renseignements personnels ne fassent l’objet de divulgation ou d’accès non autorisés, de modifications inappropriées ou de mésusages. Les dossiers électroniques des membres sont conservés dans un environnement hautement sécurisé, à accès restreint. Les dossiers papier contenant des renseignements personnels sont stockés dans des classeurs verrouillés.

Principe 8 – Transparence

Si vous avez des questions concernant la politique de confidentialité de l’Institut, n’hésitez pas à communiquer avec son responsable de la protection de la vie privée, dont vous trouverez les coordonnées à la fin du présent document. Il sera heureux de répondre à toutes vos interrogations.

Principe 9 – Accès individuel

Dès que vous en faites la demande par écrit à son responsable de la protection de la vie privée, l’Institut vous informe : (i) du type des renseignements personnels qu’il a recueillis, source de ceux ci comprise; et (ii) de la manière dont il a utilisé vos renseignements personnels par le passé et de celle dont il pourra être appelé à le faire. Toute personne peut vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de ses renseignements personnels ainsi que demander leur modification s’il y a lieu. L’Institut s’engage à répondre à votre demande dans les trente (30) jours qui suivent sa réception. Si l’Institut ne peut vous donner accès à vos renseignements personnels ou les modifier, il s’engage à vous expliquer sa position par écrit et à vous informer des recours qui s’offrent à vous.

Principe 10 – Traitement des plaintes et suggestions

Toute personne peut adresser ses questions concernant les principes énoncés aux présentes ou les pratiques de l’Institut en matière de traitement des renseignements au responsable de la protection de la vie privée de l’ICRA, dont les coordonnées figurent à la fin du présent document.

Les employés et sous traitants de l’ICRA et vos renseignements personnels

Dans le cadre des activités quotidiennes de l’Institut, l’accès aux renseignements personnels est réservé aux employés et aux sous-traitants de celui-ci ayant besoin d’en prendre connaissance pour un objectif et une raison légitimes.

Tous les employés et sous-traitants de l’Institut sont tenus par contrat de respecter les normes de protection de la vie privée établies par celui-ci. Ils sont informés de l’importance de cette protection et doivent s’engager par écrit à garantir celle-ci en signant le document intitulé « Engagement de confidentialité », par lequel ils conviennent de ne pas divulguer le moindre renseignement personnel à des personnes ou des parties non autorisées. Tout accès à des renseignements personnels et (ou) toute divulgation de ceux-ci par un employé ou un sous-traitant de l’Institut sans autorisation sont strictement interdits. Tous les employés et sous-traitants doivent préserver la confidentialité des renseignements personnels en tout temps, le moindre manquement de leur part à cette obligation entraînant des sanctions disciplinaires et des mesures administratives ou contractuelles appropriées, qui peuvent aller jusqu’au congédiement ou à la résiliation contractuelle.

Usage par les membres des renseignements recueillis par l’Institut

Tout membre qui utilise des renseignements (Répertoire des membres compris) recueillis par l’Institut au profit de tous les membres est tenu de le faire en toute sécurité. Il ne doit pas utiliser ces renseignements (Répertoire des membres compris) à quelque fin commerciale que ce soit.

Aucun membre ne doit divulguer ces renseignements (y compris une part appréciable ou l’ensemble du Répertoire des membres) à une tierce personne à quelque fin que ce soit, sauf dans la mesure où la Politique relative au Répertoire des membres l’y autorise expressément.

Le site Web de l’ICRA

Le site Web de l’Institut est régi par les dispositions et les pratiques énoncées dans la présente politique ainsi que dans les Conditions générales d’utilisation du site Web de l’ICRA.

Aucun renseignement personnel n’est recueilli de manière permanente sur le site Web de l’Institut, à moins que vous n’y consentiez librement. Toutes les données concernant les clients ou les visiteurs du site Web de l’Institut et qui permettent d’identifier ceux-ci sont stockées en toute sécurité et utilisées uniquement aux fins auxquelles elles ont été fournies à l’ICRA.

Collecte des données de paiement

Les données relatives aux cartes de crédit ne sont recueillies et transmises au partenaire de l’Institut en matière de paiements que pour l’approbation et le traitement de ces derniers. L’ICRA ne conserve pas les données relatives aux cartes de crédit. Le partenaire de l’ICRA en matière de paiements est Paypal. Pour en savoir davantage sur la politique de protection de la vie privée de Paypal, consultez www.paypal.com.

Préférences en matière de communications

Les renseignements que vous communiquez à l’ICRA (nom, adresse, etc.) permettent à celui ci de vous informer au sujet d’événements, d’activités, de dossiers ou d’offres particulières susceptibles de vous intéresser. En devenant membre de l’ICRA, en demandant à recevoir de l’information ou encore en vous inscrivant à des événements proposés par l’Institut, vous autorisez ce dernier à communiquer avec vous à l’aide des renseignements que vous fournissez. Dans le cas où vous choisissez de ne pas être contacté par l’ICRA, faites une ouverture de session pour mettre à jour vos préférences de communication ou contactez le département du service aux membres à membres@cpbi-icra.ca ou au 514-288-1222, poste : 23.

Accès au site Web

Les serveurs Web de l’Institut peuvent recueillir les noms de domaine et (ou) les adresses IP des utilisateurs afin d’analyser leur usage du site, de gérer ce dernier, d’améliorer son contenu ainsi que de compiler des données démographiques destinées à un usage consolidé. L’Institut n’établit aucun lien entre les adresses IP et les renseignements permettant d’identifier quiconque. Certaines sections du site Web exigent que l’utilisateur ouvre une session sur celui ci et accepte des témoins (cookies). L’Institut n’utilise de témoins que pour améliorer votre usage du site ou les fonctionnalités de recherche de celui ci, ou encore pour stocker des données afin de vous éviter d’avoir à entrer celles ci à nouveau. L’Institut n’utilise de témoins à aucune autre fin.

Liens

Le site Web de l’Institut peut comporter des liens vers des sites Web de tierces parties non régis par la présente politique. Bien que l’Institut tente de ne proposer que des liens vers des sites qui répondent à des normes élevées en matière de protection de la vie privée, la présente politique cesse de s’appliquer dès que vous quittez le site Web de l’Institut. En outre, l’Institut ne peut être tenu responsable des pratiques des sites Web de tiers en matière de protection de la vie privée. L’Institut vous recommande par conséquent de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des sites Web de tiers afin de savoir comment ceux ci peuvent recueillir, utiliser, partager et divulguer vos renseignements personnels.

Contestation, questions et restrictions

Vous pouvez contester la gestion de vos renseignements personnels par l’Institut ou demander à en savoir davantage à ce sujet. Vous pouvez également restreindre la manière dont les renseignements à votre sujet sont utilisés ou divulgués. Toute demande ou question doit être adressée à la personne ressource suivante :

Responsable de la protection de la vie privée

Gestionnaire, service aux membres
No de télécopieur : 514 288 1225
Courriel : members@cpbi icra.ca


Mise à jour de la présente politique

Tous les changements apportés à la présente politique et aux pratiques de l’Institut en matière de traitement des renseignements de l’Institut sont intégrés aux présentes en temps opportun. L’Institut peut ajouter des éléments à la présente politique, en retirer ou apporter des modifications à celle ci dès qu’il le juge approprié.