RÈGLEMENT ADMINISTRATIF NO 21

Abrogeant et remplaçant le Règlement administratif no 20

Règlement administratif portant sur le fonctionnement de

CANADIAN PENSION AND BENEFITS INSTITUTE/

INSTITUT CANADIEN DE LA RETRAITE ET DES AVANTAGES SOCIAUX

(l'« Institut »)

TABLE DES MATIÈRES

ARTICLE 1 – DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

ARTICLE 2 – ADHÉSION – QUESTIONS NÉCESSITANT UNE RÉSOLUTION EXTRAORDINAIRE

ARTICLE 3 – DROITS D'ADHÉSION, FIN DE L'ADHÉSION ET MESURES DISCIPLINAIRES

ARTICLE 4 – ASSEMBLÉE DES MEMBRES

ARTICLE 5 – ADMINISTRATEURS

ARTICLE 6 – RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

ARTICLE 7 – DIRIGEANTS

ARTICLE 8 – COMITÉS

ARTICLE 9 – CONSEILS RÉGIONAUX

ARTICLE 10 – PROTECTION DES DIRIGEANTS, DES ADMINISTRATEURS ET DES MEMBRES DES CONSEILS RÉGIONAUX

ARTICLE 11 – NOTIFICATIONS

ARTICLE 12 – RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

ARTICLE 13 – OPINION EXPRIMÉE

ARTICLE 14 – RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS ET ENTRÉE EN VIGUEUR

IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes soient adoptées à titre de règlement administratif de l'Institut :

ARTICLE 1 – DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

1.01 Définitions

À moins que le contexte n'exige une interprétation différente, dans le présent règlement administratif et dans tous les autres règlements administratifs de l'Institut, les mots et expressions ci-dessous devront être interprétés comme suit :

a) « Loi » désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications;

b) « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement et les statuts de reconstitution;

c) « Conseil d'administration » s'entend du Conseil d'administration de l'Institut et « administrateur » s'entend d'un membre du conseil;

d) « règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de l'Institut ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;

e) « Institut » ou « ICRA » désigne la Corporation sans capital social constituée en vertu de ladite Loi par lettres patentes datées du 18 décembre 1978 et successivement appelée Institut Canadien de la Retraite – Canadian Pension Conference, Institut canadien de la retraite et des avantages sociaux – Canadian Pension and Benefits Conference, et Institut canadien de la retraite et des avantages sociaux – Canadian Pension and Benefits Institute;

f) « lettres patentes » désigne les lettres patentes en vertu desquelles l'Institut a été constitué, telles que modifiées de temps à autre et complétées par des lettres patentes supplémentaires;

g) « assemblée de membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres; « assemblée extraordinaire de membres » s'entend d'une assemblée d'une ou de plusieurs catégories de membres ou d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres;

h) « résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées;

i) « proposition » s'entend d'une proposition présentée par un membre de l'Institut qui répond aux exigences de l'article 163 (Proposition d'un membre) de la Loi;

j) « conseil régional » désigne le comité élu par les membres de toute province ou région géographique du Canada que le Conseil d'administration pourrait désigner sous le nom de région de temps à autre;

k) « règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur;

l) « résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées.

1.02 Interprétation

Dans l'interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, le terme « personne physique » désigne les gens et le terme « personne » comprend les gens, les corporations, les sociétés en nom collectif, les fiducies ou les organismes non constitués en corporation.

Autrement que tel que spécifié au point 1.01ci-haut, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu'ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.

1.03 Sceau de l'Institut

L'Institut peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le Conseil d'administration. Le secrétaire de l'Institut est le dépositaire de tout sceau approuvé par le Conseil d'administration.

1.04 Siège social

Sauf modification, par résolution extraordinaire, effectuée conformément à la Loi, le siège de l'Institut sera situé dans la ville de Montréal, province de Québec.

1.05 Signature des documents

Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l'Institut peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le Conseil d'administration peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l'Institut, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu'une copie d'un document, d'une résolution, d'un règlement administratif ou de tout autre document de l'Institut est conforme à l'original.

1.06 Fin de l'exercice

La fin de l'exercice de l'Institut est déterminée par le Conseil d'administration.

1.07 Opérations bancaires

Les opérations bancaires de l'Institut sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du Conseil d'administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de l'Institut ou d'autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du Conseil d'administration.

1.08 États financiers annuels

L'Institut publiera à l'intention de ses membres un avis indiquant que les états financiers vérifiés sont inclus dans le rapport annuel de l'Institut, rapport dont la version électronique sera mise à disposition des membres sur le site Web de l'Institut, et dont tous les membres peuvent, sur demande, obtenir une copie papier, sans frais, au siège même ou par courrier affranchi.

ARTICLE 2 – ADHÉSION – QUESTIONS NÉCESSITANT UNE RÉSOLUTION EXTRAORDINAIRE

2.01 Adhésion

Les membres de l'Institut seront des personnes dont les demandes d'adhésion auront été reçues accompagnées du paiement des droits exigés.

2.02 Conditions d'adhésion

Sous réserve des statuts, l'Institut compte deux (2) catégories de membres, à savoir les catégories A et B. Le Conseil d'administration peut, par résolution ordinaire, approuver l'admission des membres de l'Institut. Les membres peuvent aussi être admis d'une autre manière déterminée par résolution ordinaire du Conseil d'administration. Les conditions d'adhésion s'établissent comme suit :

Membres de catégorie A

i. Le titre de membre votant de catégorie A est réservé aux personnes qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants de catégorie A dans l'Institut.

ii. La période d'adhésion d'un membre votant de catégorie A est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l'Institut.

iii. Tel qu'indiqué dans les statuts, chaque membre votant de catégorie A a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'Institut, d'assister à ces assemblées et d'y disposer d'une (1) voix.

iv. Membres honoraires : Les personnes qui ont apporté une contribution notable au développement et au succès de l'Institut ou aux activités entreprises dans le domaine de la sécurité du revenu peuvent être nommées membres honoraires de l'Institut par voie de résolution adoptée par le Conseil d'administration. Tout membre honoraire est membre de l'Institut à vie, sauf s'il donne sa démission, conformément aux dispositions de l'alinéa 3.02c) et, nonobstant les dispositions du paragraphe 3.01, il ne sera pas tenu de verser une cotisation, mais jouira cependant de tous les autres droits, obligations et privilèges rattachés au statut de membre de l'Institut, notamment le droit de voter à n'importe quelle réunion des membres de l'Institut.

Membres de catégorie B

i. Le titre de membre non votant de catégorie B est réservé aux personnes qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres non votants de catégorie B dans l'Institut.

ii. La période d'adhésion d'un membre non votant de catégorie B est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l'Institut.

iii. Sous réserve de la Loi et des statuts, un membre non votant n'a pas le droit de recevoir un avis des assemblées des membres de l'Institut, d'assister à ces assemblées ni d'y exercer un droit de vote.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier cet article des règlements administratifs si les modifications touchent les droits dévolus aux membres ou les modalités décrites aux alinéas 197(1) e), h), k) ou l).

2.03 Avis d'assemblée des membres

Un avis faisant état des date, heure et lieu d'une assemblée de membres sera envoyé à chaque membre habile à voter selon au moins une des méthodes suivantes :

a) par la poste, par messager ou en mains propres, l'avis étant envoyé à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant soixante (60) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant;

b) par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l'avis étant communiqué à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'Institut afin de changer les façons d'aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.

2.04 Vote des membres absents

Les membres absents ne sont pas autorisés à voter.

ARTICLE 3 – DROITS D'ADHÉSION, FIN DE L'ADHÉSION ET MESURES DISCIPLINAIRES

3.01 Droits d'adhésion

Le montant des droits pour chaque catégorie définie est fixé par résolution du Conseil d'administration. Les membres seront avisés par écrit des droits d'adhésion qu'ils sont tenus de payer. Tout membre qui omet de verser ces droits dans un délai d'un (1) mois suivant la date de renouvellement de son adhésion sera privé automatiquement de son statut de membre de l'Institut.

3.02 Fin de l'adhésion

Le statut de membre de l'Institut prend fin dans l'un ou l'autre des cas suivants :

a) le décès du membre ou, dans le cas d'un membre constitué en corporation, la dissolution de la corporation;

b) l'omission par le membre de maintenir les conditions requises pour être membre énoncées à l'article 2.01 du présent règlement administratif;

c) la démission du membre signifiée par écrit dans un avis envoyé au siège social de l'Institut, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission. Les droits d'adhésion ne seront ni remboursés – intégralement ou en partie – ni reportés à un exercice ultérieur.

d) l'expulsion du membre en conformité avec l'article 3.03 ci-après ou la perte du statut de membre d'une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;

e) l'expiration de la période d'adhésion;

f) la liquidation ou la dissolution de l'Institut en vertu de la Loi.

Sous réserve des statuts, l'extinction de l'adhésion entraîne l'extinction des droits du membre, notamment ceux qu'il a à l'égard des biens de l'Institut.

3.03 Mesures disciplinaires contre les membres

Le Conseil d'administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l'Institut pour l'une ou l'autre des raisons suivantes :

a) la violation d'une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l'Institut;

b) une conduite susceptible de porter préjudice à l'Institut, selon l'avis du Conseil d'administration à son entière discrétion;

c) toute autre raison que le Conseil d'administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d'intention de l'Institut.

Si le Conseil d'administration détermine qu'un membre doit être suspendu ou expulsé de l'Institut, le président du Conseil d'administration ou tout autre dirigeant désigné par le Conseil, donne au membre un avis de suspension ou d'expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l'expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président-directeur général/directeur exécutif, ou à tout autre dirigeant désigné par le Conseil, une réponse écrite à l'avis reçu. Si aucune réponse écrite n'est transmise conformément à cette disposition, le président-directeur général/directeur exécutif, ou tout autre dirigeant désigné par le Conseil, pourra aviser le membre qu'il est suspendu ou exclu de l'Institut. Si le président-directeur général/directeur exécutif, ou tout autre dirigeant désigné par le Conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le Conseil d'administration l'examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du Conseil d'administration est finale et exécutoire et le membre n'a aucun droit d'appel.

3.04 Transférabilité de l'adhésion

Une adhésion peut être transférée, sous réserve de l'approbation du Conseil d'administration ou d'un dirigeant désigné par ce dernier.

ARTICLE 4 – ASSEMBLÉE DES MEMBRES

4.01 Assemblée annuelle

L'assemblée annuelle des membres aura lieu chaque année, à la date et à l'heure que le président du Conseil d'administration pourra fixer de temps à autre, en vue de soumettre les rapports et les états dont, conformément aux dispositions de la Loi, l'assemblée annuelle doit être saisie, d'élire les dirigeants et les membres du Conseil d'administration, de nommer des vérificateurs et d'autoriser le Conseil d'administration à fixer le montant de leur rémunération, et de régler toute autre question dont l'assemblée peut normalement être saisie, et ce, au plus tard six mois après la fin de l'exercice précédent.

4.02 Droit de vote

Toute personne qui, au moment de l'assemblée, est inscrite aux registres de l'Institut en tant que membre votant de celui-ci, sera en droit de voter lors d'une telle assemblée des membres. Aucun membre autorisé à voter à une assemblée des membres n'est en droit de s'y faire représenter par procuration.

4.03 Personnes dont la présence est autorisée

Les seules personnes en droit d'assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l'expert-comptable de l'Institut ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l'Institut. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l'invitation du président de l'assemblée ou par résolution des membres.

4.04 Président d'assemblée

Si le président et le vice-président du Conseil d'administration sont absents, un autre membre du Conseil d'administration peut se charger de présider l'assemblée.

4.05 Quorum

Le quorum fixé pour toute assemblée des membres correspond à cinquante (50) membres ayant chacun le droit de voter lors de cette assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer.

4.06 Nombre de voix requises

À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d'égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l'assemblée vote une deuxième fois.

4.07 Scrutins

Soit avant, soit après un vote à main levée sur une question, le président de séance ou l'un quelconque des membres ayant le droit de voter sur la question, peut demander que celle-ci fasse l'objet d'un scrutin. Un scrutin demandé ou exigé de cette façon aura lieu conformément aux instructions du président de séance. Une demande de scrutin peut être retirée à tout moment avant que ce scrutin n'ait eu lieu. Lors du scrutin, chaque membre présent a droit à une voix, et le résultat du scrutin constitue la décision des membres sur la question.

4.08 Lieu des assemblées

Le Conseil d'administration décidera de l'endroit où seront tenues les assemblées des membres.

4.09 Convocation d'assemblées par les membres

Les membres qui détiennent cinq pour cent (5 %) des droits de vote peuvent demander la convocation d'une assemblée des membres.

4.10 Participation électronique aux assemblées

L'utilisation de moyens électroniques pour participer à une assemblée peut être autorisée, à la discrétion du Conseil d'administration.

4.11 Assemblées tenues entièrement par des moyens électroniques

Les assemblées peuvent être tenues entièrement par des moyens électroniques, à la discrétion du Conseil d'administration.

4.12 Adresse des membres

Chaque membre doit donner à l'Institut une adresse postale et une adresse électronique où les avis qui lui sont destinés peuvent lui être envoyés et, si un membre omet de donner ces adresses, tout avis peut lui être adressé à toute autre adresse inscrite dans les registres de l'Institut. Si aucune adresse n'est inscrite dans les registres de l'Institut, l'expéditeur peut adresser ledit avis à l'adresse qu'il estime être la meilleure afin que l'avis atteigne son destinataire le plus tôt possible.

ARTICLE 5 – ADMINISTRATEURS

5.01 Élection et mandat

Les membres votants élisent les administrateurs lors de l'assemblée annuelle où une élection des administrateurs est requise. Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la troisième assemblée annuelle suivante.

Les membres du Conseil d'administration qui cessent d'y exercer leurs fonctions mais continuent de satisfaire aux conditions requises sont rééligibles. Aucun membre du Conseil d'administration ne peut siéger au Conseil d'administration pendant plus de trois (3) mandats consécutifs, sauf s'il est nommé vice-président ou président.

Un membre du Conseil d'administration élu ou nommé pour combler une vacance résultant de la démission, la radiation ou l'exclusion d'un autre membre exercera les fonctions du membre qu'il remplace jusqu'à la fin de son mandat.

5.02 Nomination des administrateurs

La nomination d'administrateurs n'est pas autorisée, sauf dans les situations suivantes :

(a) Les administrateurs peuvent nommer des administrateurs supplémentaires entre des assemblées annuelles pour un mandat qui doit expirer avant ou à la prochaine assemblée annuelle des membres, et ce, à la condition que le nombre total d'administrateurs nommés ne soit pas supérieur au tiers du nombre d'administrateurs élus à la dernière assemblée annuelle.

(b) Pour combler les vacances survenues au sein du conseil, pourvu qu'il y ait quorum du conseil.

5.03 Nombre de membres

Le Conseil d'administration doit compter de neuf (9) à quatorze (14) administrateurs. Le Conseil d'administration sera composé du président, du président sortant et d'une personne nommée par chacun des conseils régionaux de l'Institut avec un maximum d'un représentant (a) par province ou (b) par région constituée de plusieurs provinces (les « administrateurs régionaux »), et d'autres personnes appelées « administrateur désigné ».

S'il y a plus d'un conseil régional dans une province donnée, le représentant sera nommé alternativement par les conseils régionaux concernés sauf si ceux-ci se sont entendus sur un mode de nomination différent.

Le comité des candidatures soumettra au Conseil d'administration, à la dernière réunion du Conseil d'administration précédant d'au moins trente (30) jours l'assemblée annuelle de l'année dans laquelle le mandat d'un des administrateurs désignés expire, une seule candidature pour la fonction de l'administrateur désigné.

Le Conseil d'administration transmettra aux membres de l'Institut les candidatures aux postes d'administrateur régional et d'administrateur désigné, en même temps que la convocation à l'assemblée annuelle de l'année au cours de laquelle de telles candidatures seront soumises.

Si, au plus tard le quatorzième jour précédant la date à laquelle cette assemblée annuelle est convoquée, la candidature d'une ou de plusieurs personnes a été présentée pour le poste d'administrateur désigné, par notification écrite adressée au président par au moins cinquante (50) membres, toutes les candidatures présentées pour un tel poste seront soumises à l'assemblée annuelle de l'Institut. L'élection à ce poste aura lieu par voie de scrutin et ce scrutin sera secret. Pour être prise en considération par le président ou soumise à l'assemblée annuelle des membres de l'Institut, toute candidature au poste d'administrateur désigné devra avoir été reçue par le président au moins quatorze (14) jours avant l'assemblée annuelle.

Les administrateurs régionaux, ainsi que les personnes mises en candidature pour le poste d'administrateur désigné, seront réputés avoir été élus à l'assemblée annuelle de l'année au cours de laquelle leur nomination ou candidature a été soumise.

5.04 Quorum des administrateurs

La majorité des membres du Conseil d'administration constituera un quorum aux fins de toute opération d'affaires.

5.05 Vote

Chaque administrateur de l'Institut aura droit à un vote lors des réunions du Conseil d'administration. Si un administrateur régional n'est pas présent à une réunion du Conseil d'administration, le conseil régional concerné peut désigner un autre membre de sa région, qui participera à ladite réunion du Conseil d'administration pour le compte de sa région mais n'aura pas le droit de vote.

5.06 Conditions d'entrée en fonctions

Tout candidat au poste d'administrateur doit remplir les conditions suivantes :

• être âgé d'au moins dix-huit (18) ans;

• ne pas avoir été déclaré incapable par un tribunal au Canada ou à l'étranger;

• être une personne physique (c.-à-d. qu'une corporation ne peut prétendre au titre d'administrateur);

• ne pas avoir le statut de failli;

• être un membre en règle de l'Institut canadien de la retraite et des avantages sociaux.
  
  

5.07 Vacance de poste

Le poste d'un membre du Conseil d'administration sera considéré comme vacant dans l'une ou l'autre des circonstances suivantes :

(a) si le membre donne sa démission par écrit au président de l'Institut;

(b) s'il cesse d'être membre en règle de l'Institut;

(c) s'il décède;

(d) s'il fait l'objet d'un jugement le déclarant mentalement incompétent; ou

(e) s'il fait faillite ou devient insolvable.

5.08 Radiation des membres du Conseil d'administration

Un membre du Conseil d'administration peut être radié :

(a) au moyen d'une résolution adoptée par les membres de l'Institut lors d'une assemblée extraordinaire des membres dûment convoquée à cette fin;

(b) au moyen d'une résolution adoptée lors d'une assemblée extraordinaire des membres de la région qui ont approuvé la candidature de ce membre au Conseil d'administration, sur demande d'au moins cinquante (50) membres de la région;

(c) systématiquement, si le membre est absent de trois (3) réunions consécutives du Conseil d'administration, sauf si le Conseil d'administration adopte une résolution indiquant que l'absence de l'administrateur en question est tolérée.

5.09 Vacance

Une vacance au sein du Conseil d'administration, autre que le poste de président, de vice-président et secrétaire, de trésorier, d'administrateur désigné ou de président sortant sera comblée au moyen d'une nomination par le conseil régional où une telle vacance est survenue.

Si les postes de président, de vice-président et secrétaire, de trésorier ou d'administrateurs désignés devenaient vacants, le Conseil d'administration nommerait un nouveau président, vice-président et secrétaire ou trésorier ou de nouveaux administrateurs désignés pour la durée restante du mandat concerné.

Si le poste de président sortant devenait vacant, aucune personne ne serait désignée pour la durée restante du mandat concerné.

5.10 Emprunts

Le Conseil d'administration peut emprunter de l'argent et donner en garantie les biens de l'Institut sans obtenir l'autorisation des membres.

Les pouvoirs d'emprunter et de donner des garanties conférés par les présentes sont considérés comme des pouvoirs permanents et non pas comme devant cesser après leur premier exercice. Ces pouvoirs peuvent donc être exercés à l'occasion tant que le présent règlement administratif n'est pas révoqué et que l'avis de sa révocation n'a pas été donné par écrit.

5.11 Président-directeur général/directeur exécutif

Le Conseil d'administration nomme une personne pour agir à titre de président-directeur général/directeur exécutif de l'Institut.

5.12 Intérêts des membres du Conseil d'administration dans les contrats

Aucun membre du Conseil d'administration ne pourra, en raison de ces fonctions, perdre le droit de conclure un contrat avec l'Institut; de même, aucun contrat ou accord conclu par l'Institut ou au nom de celui-ci avec l'un quelconque des membres du Conseil d'administration ou dans lequel l'un quelconque des membres du Conseil d'administration possède un intérêt, quel qu'il soit, ne sera susceptible d'être annulé et, sous réserve des dispositions de la Loi, aucun membre du Conseil d'administration ayant conclu un tel contrat avec l'Institut ou y possédant un intérêt ne sera tenu de justifier auprès de l'Institut ou d'un membre quelconque de celui-ci les bénéfices réalisés au titre dudit contrat ou accord en raison du fait qu'il exerce les fonctions de membre dudit Conseil d'administration ou qu'il a pu, à ce titre, établir un lien fiduciaire.

5.13 Déclaration d'intérêt

Tout membre dudit Conseil d'administration ayant, de quelque manière que ce soit, directement ou indirectement, un intérêt dans un contrat ou un accord, ou dans un projet de contrat ou d'accord avec l'Institut, devra faire état de cet intérêt selon ses critères, suivant les modalités et dans les délais prévus par la Loi; il devra par ailleurs s'abstenir de prendre part aux discussions ou aux votes relatifs à ce contrat ou à cet accord, ou à ce projet de contrat ou d'accord, si et lorsque la Loi lui interdit de le faire.

5.14 Rémunération

Les membres du Conseil d'administration et les autres dirigeants de l'Institut ne doivent, directement ou indirectement, percevoir aucune rémunération au titre des fonctions qu'ils accomplissent ni tirer, directement ou indirectement, aucun bénéfice au titre d'une telle charge. Les membres du Conseil d'administration et autres membres de l'Institut peuvent toutefois être remboursés de leurs frais de déplacement et autres frais divers, lorsque ces frais sont directement liés à leur présence aux assemblées et réunions du Conseil d'administration ou de l'Institut ou à l'exécution des tâches qui leur sont confiées, dans le cadre des activités de l'Institut, pour autant que lesdites activités aient au préalable été autorisées par le Conseil d'administration. Aucune confirmation ne sera requise de la part des membres de l'Institut en ce qui a trait aux remboursements mentionnés ci-dessus. Par ailleurs, aucune des dispositions du présent article ne s'oppose à ce que l'un quelconque des membres du Conseil d'administration soit employé par l'Institut et soit rémunéré par lui à ce titre.

5.15 Conseils régionaux

Le Conseil d'administration peut, de temps à autre, établir des lignes directrices et procédures concernant la conduite des affaires des conseils régionaux. Le Conseil d'administration peut rejeter ou amender tout budget qui lui est soumis par un conseil régional.

Le Conseil d'administration peut, au moyen d'une résolution adoptée par les deux tiers de ses membres alors en fonction, radier un conseil régional et remplacer ce conseil régional par ses propres représentants qui agiront au nom de ce conseil régional jusqu'à l'élection d'un nouveau conseil régional. L'élection d'un nouveau conseil régional aura lieu, au plus tard, 90 jours après la date à laquelle ladite radiation a eu lieu et selon les critères prescrits par le Conseil d'administration.

ARTICLE 6 – RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

6.01 Convocation de réunions

Les réunions du Conseil d'administration peuvent être convoquées par son président, son vice-président ou par deux (2) administrateurs à n'importe quel moment.

6.02 Avis de réunion

Un avis précisant les date, heure et lieu d'une réunion du Conseil d'administration est donné au plus tard sept (7) jours avant la date en question. Cet avis n'est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu'aucun d'entre eux ne s'oppose à la tenue de la réunion ou si les administrateurs absents ont renoncé à l'avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L'avis d'ajournement d'une réunion n'est pas nécessaire si les date, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement administratif, il n'est pas nécessaire que l'avis de réunion du Conseil d'administration précise l'objet ou l'ordre du jour de la réunion, mais cet avis fait état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abordé lors de la réunion.

6.03 Réunions ordinaires

Le Conseil d'administration peut désigner une ou plusieurs journées d'un ou de plusieurs mois pour des réunions ordinaires dont l'heure et le lieu seront fixés par la suite. Une copie de toute résolution du Conseil fixant l'heure et le lieu des réunions ordinaires du Conseil d'administration est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption. Aucun autre avis n'est nécessaire pour une autre réunion ordinaire sauf si le paragraphe 136(3) (Avis de la réunion) de la Loi exige que l'objet ou l'ordre du jour soient précisés dans l'avis.

6.04 Nombre de voix requises

Dans toutes les réunions du Conseil d'administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d'égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois.

6.05 Lieu des assemblées

Les administrateurs peuvent se réunir en tout lieu.

6.06 Président

Le président, ou, en son absence, le vice-président et secrétaire ou le président sortant, présidera toutes les réunions du Conseil d'administration; si aucune de ces personnes n'est présente, les membres du Conseil présents désigneront l'un d'entre eux qui agira à titre de président.

ARTICLE 7 – DIRIGEANTS

7.01 Description des postes

Sauf indication contraire de la part du Conseil d'administration qui peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs, si des postes sont créés au sein de l'Institut et que des dirigeants y sont nommés, leurs titulaires exercent les fonctions et les pouvoirs suivants :

a) Président du Conseil d'administration

Le président du Conseil d'administration est un administrateur. Il doit présider toutes les réunions du Conseil d'administration et les assemblées des membres auxquelles il participe. Ses autres fonctions et pouvoirs sont déterminés par le Conseil d'administration.

b) Vice-président et secrétaire du Conseil d'administration

Le vice-président et secrétaire du Conseil d'administration est un administrateur. Si le président du Conseil d'administration est absent ou est incapable d'exercer ses fonctions ou refuse de le faire, le vice-président du Conseil d'administration, le cas échéant, préside toutes les réunions du Conseil d'administration et toutes les assemblées des membres auxquelles il participe. Ses autres fonctions et pouvoirs sont déterminés par le Conseil d'administration.

Le vice-président et secrétaire du Conseil d'administration consigne ou fait consigner dans le registre des procès-verbaux de l'Institut le procès-verbal de toutes ces réunions et assemblées. Chaque fois qu'il reçoit des indications en ce sens, le secrétaire donne ou fait donner un avis aux membres, aux administrateurs, à l'expert-comptable et aux membres des comités. Le secrétaire est le dépositaire de tous les livres, documents, registres et autres instruments appartenant à l'Institut.

c) Président-directeur général/directeur exécutif

Le président-directeur général/directeur exécutif est responsable de la mise en œuvre des plans stratégiques et des politiques de l'Institut, selon les directives du Conseil d'administration. Sous réserve de l'autorité exercée par le Conseil d'administration, le président-directeur général/directeur exécutif assure la supervision générale des activités de l'Institut. Le président-directeur général/directeur exécutif sera responsable du maintien des registres comptables complets et précis dans lesquels seront consignées toutes les recettes et dépenses de l'Institut et, sous la direction du Conseil d'administration, il supervisera les dépôts en banque, la garde des titres mobiliers et les sorties de fonds de l'Institut.

d) Trésorier

Les fonctions et pouvoirs du trésorier sont déterminés par le Conseil d'administration. Le trésorier fournira aux membres, au moins une fois par année, un état vérifié de la situation financière de l'Institut et fournira au Conseil d'administration les états financiers périodiques qui peuvent être exigés de temps à autre.

Les fonctions et pouvoirs de tous les autres dirigeants de l'Institut sont déterminés en fonction de leur mandat ou des exigences du Conseil d'administration. Sous réserve de la Loi, le Conseil d'administration peut modifier, accroître ou limiter les fonctions et les pouvoirs de tout dirigeant.

7.02 Vacance d'un poste

Sauf disposition contraire d'une convention écrite, le Conseil d'administration peut, pour un motif valable ou sans raison particulière, destituer n'importe quel dirigeant de l'Institut. À moins d'être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonctions jusqu'au premier des événements suivants :

a) son successeur a été nommé;

b) le dirigeant a présenté sa démission;

c) le dirigeant a cessé d'être un administrateur (s'il s'agit d'une condition de la nomination);

d) le dirigeant est décédé.

Si le poste d'un dirigeant de l'Institut est ou deviendra vacant, les administrateurs peuvent nommer par résolution une personne pour le combler.

7.03 Élection

Le comité des candidatures soumettra au Conseil d'administration, à la dernière réunion du Conseil d'administration précédant l'assemblée annuelle de l'année dans laquelle le mandat du président expire, une seule candidature pour la fonction de président. Le Conseil d'administration fera remettre aux membres de l'Institut la candidature ainsi soumise, et ce, avant l'assemblée annuelle de l'année au cours de laquelle une telle candidature sera soumise.

Si, au plus tard le quatorzième jour précédant la date à laquelle cette assemblée annuelle est convoquée, la candidature d'une ou de plusieurs personnes a été présentée pour le poste de président, par notification écrite adressée au président par au moins cinquante (50) membres, toutes les candidatures présentées pour un tel poste seront soumises à l'assemblée annuelle de l'Institut. L'élection à ce poste aura lieu par voie de scrutin et ce scrutin sera secret. Pour être prise en considération par le président ou soumise à l'assemblée annuelle des membres de l'Institut, toute candidature au poste de président devra avoir été reçue par le président au moins quatorze (14) jours avant l'assemblée annuelle. Si une seule personne est mise en candidature pour le poste de président, cette personne sera réputée avoir été élue au poste de président à l'assemblée annuelle de l'année au cours de laquelle sa candidature a été soumise.

Le vice-président et secrétaire et le trésorier seront élus par les membres du Conseil d'administration, sur recommandation du comité des candidatures, à la réunion du Conseil d'administration qui suit immédiatement l'assemblée annuelle. Une même personne peut occuper plusieurs postes.

7.04 Durée des mandats

Tous les dirigeants de l'Institut demeurent en fonction pour une durée de deux ans, et peuvent accomplir au maximum trois (3) mandats consécutifs.

7.05 Agents et mandataires

Le Conseil d'administration est autorisé à nommer de temps à autre des agents ou des mandataires de l'Institut, au Canada ou à l'étranger, et à leur confier les pouvoirs de gestion ou tout autre pouvoir (y compris le pouvoir de déléguer) qu'il jugera appropriés.

7.06 Cautionnements

Le Conseil d'administration peut demander à tout dirigeant, employé ou agent de l'Institut de fournir, si ledit Conseil le juge utile, un cautionnement garantissant le bon exercice de ses fonctions; les modalités de ces cautionnements et le type de garantie à fournir seront déterminés de temps à autre par le Conseil d'administration.

ARTICLE 8 – COMITÉS

8.01 Comités

S'il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le Conseil d'administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Sous réserve des règlements ou des instructions émanant du Conseil d'administration, ce comité peut établir lui-même ses règles de procédure. Tout membre d'un comité peut être destitué par résolution du Conseil d'administration.

8.02 Quorum

La majorité des membres de tout comité/groupe de travail constituera le quorum du comité.

8.03 Rémunération

Les membres d'un comité quelconque de l'Institut ne doivent, directement ou indirectement, percevoir aucun dédommagement au titre des fonctions qu'ils occupent ni tirer, directement ou indirectement, aucun bénéfice d'une telle charge.

Les membres d'un comité quelconque de l'Institut peuvent toutefois être remboursés de leurs frais de déplacement et autres frais divers lorsque ces frais sont directement liés à leur présence aux réunions du comité dans le cadre des activités dudit comité.

Aucune disposition du présent article ne s'oppose à ce que l'un quelconque des membres d'un comité soit rémunéré par l'Institut pour services rendus.

ARTICLE 9 – CONSEILS RÉGIONAUX

9.01 Conseils

Les membres de l'Institut seront assignés à diverses régions du Canada telles qu'établies et désignées, de temps à autre, par le Conseil d'administration. Le Conseil d'administration peut, à sa discrétion, réunir des régions, les subdiviser ou annuler la désignation d'une région. Les régions relèvent du Conseil d'administration de l'Institut. Chaque région ainsi désignée par le Conseil d'administration possédera un conseil régional dont les objectifs seront :

(a) d'organiser les membres de l'Institut dans ladite région;

(b) d'encourager l'adhésion à l'Institut dans la région et de soumettre les demandes d'adhésion au Bureau national de l'Institut;

(c) d'organiser des réunions à l'intention des membres de la région dans le but d'offrir un forum de discussion sur les principaux aspects des objectifs de l'Institut et notamment sur des questions d'intérêt régional;

(d) d'assister et d'appuyer le Conseil d'administration dans ses efforts visant à atteindre les objectifs de l'Institut.

9.02 Nombre de membres et quorum

Chaque conseil régional sera composé d'un minimum de huit (8) membres et d'un maximum de vingt (20) membres, dont chacun doit être membre en règle de l'Institut, et élu par les membres de cette région. Le plus petit de sept (7) membres ou de cinquante pour cent (50 %) des membres d'un conseil régional constituera un quorum.

9.03 Assemblée annuelle des membres d'une région

Une assemblée annuelle des membres d'une région doit être tenue chaque année à la date et à l'heure que peut fixer le président du conseil régional, mais doit avoir lieu avant l'assemblée annuelle de l'Institut, pas plus de cent quatre-vingts (180) jours avant cette assemblée, aux fins de l'élection des membres du conseil régional. L'avis de convocation à ladite assemblée annuelle sera expédié au plus tard vingt-et-un (21) jours avant la date de la tenue de l'assemblée. Le quorum pour une telle assemblée annuelle sera déterminé par le conseil régional.

9.04 Nominations

Le président sortant, ou en son absence, le président du conseil régional, formera chaque année un comité des candidatures qui sera composé du président sortant du conseil régional, ou en son absence, du président du conseil régional, et de deux (2) autres membres quelconques de l'Institut dans la région, qui ne se présentent pas à l'élection au conseil régional.

Le comité des candidatures préparera un rapport des nominations chaque année et nommera une ou plusieurs personnes pour pourvoir les postes vacants du conseil régional pour l'année subséquente.

Lors du choix de ces nominations, le comité des candidatures nommera, dans la mesure du possible, des personnes susceptibles de maintenir au sein du conseil régional la représentation des divers aspects du domaine de la sécurité du revenu.

Le conseil régional s'assurera que lesdites nominations sont communiquées aux membres de la région en même temps que l'avis de convocation à l'assemblée annuelle des membres de la région.

Des nominations visant à pourvoir un poste vacant du conseil régional peuvent être effectuées par dix (10) membres quelconques d'une région et remises par écrit au président du conseil régional. Aucune nomination ne sera considérée par le président du conseil régional à moins qu'elle ne soit reçue par le président du conseil régional au moins quatorze (14) jours avant l'assemblée annuelle.

9.05 Élection et durée des mandats

Toutes les mises en nomination faites conformément au paragraphe 9.04, seront soumises par le président du conseil régional à l'assemblée annuelle des membres de la région, aux fins de l'élection. Ladite élection sera déterminée par voie de scrutin et ledit scrutin sera secret. Cette élection aura lieu lors de l'assemblée annuelle nonobstant l'absence d'un quorum.

Lorsque le nombre de nominations pour les postes vacants d'un conseil régional n'est pas plus élevé que le nombre requis pour atteindre le total de membres, tel que déterminé par le conseil régional de temps à autre, les personnes ainsi nommées seront présumées être élues au conseil régional à l'assemblée annuelle.

Chaque membre restera en fonction jusqu'à la seconde assemblée annuelle qui suit l'assemblée annuelle au cours de laquelle il aura été élu.

9.06 Nomination des membres du conseil

Les membres du conseil peuvent nominer des membres du conseil additionnels entre les assemblées générales si le nombre de membres sur le conseil n’excède pas le nombre maximal permis (voir 9.02). Ces nominations seront valide jusqu’à la prochaine assemblée générale des membres.

9.07 Réunions du conseil

Les réunions du conseil régional auront lieu sur convocation du président du conseil régional ou à la demande de cinquante pour cent (50 %) des membres du conseil régional. Une notification raisonnable indiquant l'heure et le lieu de chaque réunion sera remise à tous les membres du conseil régional.

Le conseil régional peut, par voie de résolution, approuver la participation des membres du conseil régional à une réunion du conseil régional par téléphone ou au moyen de toute autre installation de communication permettant à toutes les personnes qui participent à la réunion de s'entendre. Un membre du conseil régional qui participe à une réunion de ce genre par ces moyens sera réputé avoir été présent à la réunion.

Pourvu qu'un quorum des membres du conseil régional soit atteint, le conseil régional peut, sans préavis, tenir une réunion immédiatement après l'assemblée annuelle des membres de la région.

9.08 Vacance

Le poste d'un membre d'un conseil régional sera considéré comme vacant dans l'une ou l'autre des circonstances suivantes :

(a) le membre décède;

(b) le membre donne sa démission;

(c) le membre cesse d'être un membre en règle;

(d) le membre fait l'objet d'un jugement le déclarant mentalement incompétent;

(e) le membre fait faillite ou devient insolvable;

(f) le membre est destitué de son poste au moyen d'une résolution adoptée par deux tiers des membres du conseil régional alors en fonction, lors d'une assemblée du conseil régional dûment convoquée à cette fin;

(g) le membre est destitué par un vote majoritaire lors d'une assemblée extraordinaire des membres de la région qui est convoquée à cette fin à la demande d'au moins vingt (20) membres de la région.

Pour autant que les membres du conseil régional qui demeurent en fonction constituent un quorum, ils peuvent nommer un membre successeur afin de pourvoir le poste vacant jusqu'à la fin du mandat.

9.09 Dirigeants

Lors de la première réunion qui suit l'assemblée annuelle, le conseil régional nommera un président et un trésorier du conseil régional et tout autre dirigeant que le conseil régional jugera approprié.

La durée du mandat du président, du trésorier et de tout autre dirigeant du conseil régional, s'étendra jusqu'à l'assemblée annuelle suivant la date de la nomination ou jusqu'à ce qu'un successeur soit élu.

Le président du conseil régional peut rester en fonction pendant un maximum de deux (2) mandats. Le président du conseil régional présidera toutes les réunions du conseil régional.

Le trésorier du conseil régional maintiendra des registres comptables complets et précis dans lesquels seront consignées toutes les recettes et dépenses du conseil régional, fournira au conseil régional et au Conseil d'administration, sur demande, un compte rendu des transactions et de la situation financière du conseil régional et, sous la direction du conseil régional, supervisera le dépôt en banque des fonds et les sorties de fonds du conseil régional.

Les fonctions de tous les autres dirigeants du conseil régional seront déterminées par le conseil régional de temps à autre.

9.10 Conseil d'administration

En tenant compte de l'article 5.03, chaque conseil régional nomme un membre de l'Institut de sa province ou de sa région, lorsque cette région comprend plus d'une province, pour siéger au Conseil d'administration. Les candidatures devront toutes être approuvées par le Conseil d'administration avant d'être soumises au vote des membres lors de l'assemblée générale annuelle.

9.11 Finances

Chaque conseil régional établira un compte de banque dans une banque à charte canadienne, une société de fiducie ou une caisse populaire approuvé par le CA de l'ICRA, au nom de l'Institut canadien de la retraite et des avantages sociaux et du conseil régional, stipulant que deux (2) signatures sont requises, dont l'une doit être celle du président ou celle du trésorier du conseil régional.

Chaque conseil régional fournira un budget annuel au président-directeur général/directeur exécutif, aux fins d'approbation par le Conseil d'administration, au plus tard à la fin de l'exercice précédent, et fournira également des états financiers mensuels et toute autre information financière que peut exiger le Conseil d'administration en temps utile.

9.12 Assemblées

Le président du conseil régional peut, à tout moment, convoquer une assemblée extraordinaire de la région, et est tenu de le faire à la demande écrite de vingt-cinq (25) membres ou plus de ladite région. Le quorum requis pour l'exécution des affaires à une assemblée des membres d'une région sera de vingt-cinq (25) personnes présentes à la réunion et ayant droit de vote. Les réunions des membres de la région seront tenues en un lieu situé à l'intérieur de la région et déterminé par le conseil régional.

Le conseil régional d'une région peut, par voie de résolution, autoriser la participation des membres d'une région à une réunion des membres de ladite région par téléphone ou au moyen de toute autre installation de communication permettant à tous les participants à la réunion de s'entendre. Un membre régional qui participe à une telle réunion par ces moyens sera réputé avoir été présent à la réunion.

ARTICLE 10 – PROTECTION DES DIRIGEANTS, DES ADMINISTRATEURS ET DES MEMBRES DES CONSEILS RÉGIONAUX

10.01 Limitation de responsabilité

Aucun dirigeant de l'Institut ou d'un conseil régional, ou membre du Conseil d'administration ou d'un conseil régional, ne sera responsable des actes, reçus, négligences ou manquements de tout autre dirigeant ou membre du Conseil d'administration, d'un conseil régional ou employé, ou du fait d'avoir contresigné tout reçu ou autre acte pour copie conforme, ou de toute perte, tout dommage ou tous frais subis par l'Institut en raison d'une lacune ou d'un vice de forme dans le titre de toute propriété acquise sur l'ordre du Conseil d'administration, pour le compte de ou au nom de l'Institut, ou en raison de toute lacune ou vice de forme de tout titre dans lequel l'Institut a investi des fonds, ou de toute perte ou dommage résultant de la faillite, de l'insolvabilité ou de toute action préjudiciable commise par toute personne auprès de laquelle une partie ou la totalité des fonds, des titres ou des biens de l'Institut auront été déposés, ou de toute perte résultant d'une erreur de jugement ou d'une omission de sa part, ou de toute autre perte, dommage ou accident résultant de l'exercice de ses fonctions ou en rapport avec celles-ci, à moins qu'une telle perte, dommage ou accident ne résulte d'une négligence ou manquement commis de propos délibéré par ledit membre.

10.02 Garantie

Les dirigeants de l'Institut et les membres du Conseil d'administration, ainsi que leurs héritiers, exécuteurs testamentaires, administrateurs et ayants droit, seront au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, de même que leurs successions et leurs biens, à même les fonds de l'Institut, de et contre :

(a) tous les coûts, frais et dépenses, quels qu'ils soient, supportés ou encourus par un tel dirigeant ou membre du Conseil d'administration en raison de toute action, poursuite ou procédure engagée ou intentée contre lui en raison ou à l'occasion de tout acte, fait, question ou chose, de quelque nature que ce soit, qui a été fait, effectué ou autorisé par lui et est directement ou indirectement lié à l'exercice de ses fonctions; et,

(b) tous les autres coûts, frais et dépenses supportés ou encourus par ledit dirigeant ou membre du Conseil d'administration en raison ou à l'occasion des activités de l'Institut, à l'exception des coûts, frais ou dépenses résultant d'une négligence ou d'un manquement commis de propos délibéré par ledit membre.

ARTICLE 11 – NOTIFICATIONS

11.01 Modalités à suivre pour la communication de notifications

Toute notification (terme désignant toute communication ou tout document), autre qu'un avis d'assemblée des membres ou d'assemblée du Conseil d'administration, devant être transmise (notamment expédiée, livrée ou signifiée) en vertu des dispositions de la Loi, des statuts, des règlements administratifs ou de toute autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre d'un comité du Conseil d'administration ou à l'expert-comptable sera réputée avoir été transmise dans l'un ou l'autre des cas suivants :

a) si elle est remise en mains propres au destinataire ou livrée à son adresse figurant dans les registres de l'Institut ou, dans le cas d'une notification à un administrateur, à la dernière adresse figurant sur la dernière notification envoyée par l'Institut conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur);

b) si elle est postée au destinataire par courrier ordinaire ou service aérien payé d'avance à son adresse figurant dans les registres de l'Institut;

c) si elle est transmise au destinataire par communication téléphonique, électronique ou autre à son adresse figurant dans les registres de l'Institut à cette fin;

d) si elle est transmise sous la forme d'un document électronique conformément à la partie 17 de la Loi.

Une notification ainsi transmise est réputée avoir été donnée lorsqu'elle est remise en mains propres ou livrée à l'adresse figurant aux registres de l'Institut; une notification postée est réputée avoir été donnée au moment où elle est déposée dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; et une notification envoyée par tout moyen de communication consignée ou enregistrée est réputée avoir été donnée lorsqu'elle est transmise ou livrée à l'entreprise ou à l'organisme de communication approprié ou à son représentant aux fins de transmission. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l'adresse figurant aux registres de l'Institut pour tout membre, administrateur, dirigeant, expert-comptable ou membre d'un comité du conseil d'administration conformément à l'information qu'il juge digne de foi. La déclaration par le secrétaire qu'une notification a été donnée conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et irréfutable de la notification. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l'Institut sur toute notification ou tout autre document que donnera l'Institut peut être manuscrite, apposée au moyen d'un tampon, tapée ou imprimée.

11.02 Invalidité d'une disposition du présent règlement administratif

L'invalidité ou l'inapplicabilité d'une disposition du présent règlement administratif ne touche en rien la validité ni l'applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.

11.03 Omissions et erreurs

La non-communication involontaire d'une notification à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d'un comité du Conseil d'administration ou à l'expert-comptable, la non-réception d'une notification par l'un de ses destinataires lorsque l'Institut a fourni une notification conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans une notification, d'une erreur qui n'influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par la notification en question ou autrement fondée sur cette notification.

11.04 Calcul des délais

Le jour où la notification est communiquée n'entrera pas en ligne de compte tandis que celui de la réunion ou de tout autre événement sera inclus dans le calcul de la date à laquelle la notification doit en être donnée en vertu de toute disposition exigeant un nombre précis de jours de préavis.

11.05 Renonciation à recevoir les avis de notification

Tout membre de l'Institut ou du Conseil d'administration, dirigeant ou vérificateur peut renoncer à recevoir toute notification qui doit lui être signifiée aux termes de toute disposition de la Loi, des lettres patentes ou des règlements administratifs de l'Institut, et une telle renonciation, qu'elle soit signifiée avant ou après la réunion ou tout autre événement auquel elle s'applique, annulera toute irrégularité commise par défaut de remettre un tel avis de notification.

ARTICLE 12 – RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

12.01 Médiation et arbitrage

Dans la mesure du possible, les différends ou controverses entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l'Institut sont résolus conformément au mécanisme de médiation ou d'arbitrage prévu à l'article 12.02 du présent Règlement administratif.

12.02 Mécanisme de règlement des différends

Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l'Institut découlant des statuts ou des règlements administratifs ou s'y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de l'Institut n'est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de l'Institut en vertu des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d'un mécanisme de règlement ci-après :

a) Le différend ou la controverse est d'abord soumis à un groupe de médiateurs. Une partie désigne un médiateur et l'autre partie (ou, s'il y a lieu, le conseil d'administration de l'Institut) en désigne un autre. Les deux (2) médiateurs ainsi désignés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois (3) médiateurs se réunissent alors avec les parties visées pour tenter d'en arriver à un règlement entre elles.

b) Avec l'accord des parties, le nombre de médiateurs peut être ramené de trois à un ou deux.

c) Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un seul arbitre, qui ne doit pas être l'un des médiateurs susmentionnés, conformément à la législation en matière d'arbitrage provinciale ou territoriale en vigueur dans la province ou le territoire où se trouve le siège de l'Institut ou selon les autres modalités convenues par les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l'arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La décision de l'arbitre est finale et exécutoire et ne peut faire l'objet d'un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit.

d) Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément au présent article sont pris en charge à parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément au présent article sont pris en charge par les parties, tels que déterminés par les arbitres.

ARTICLE 13 – OPINION EXPRIMÉE

13.01 Opinions de l'Institut

Aucune opinion concernant une question relative à tout aspect de la sécurité du revenu ou de programmes d'avantages sociaux ne devra être exprimée au nom de l'Institut, sauf si telle opinion a été approuvée par au moins les deux tiers des membres de l'Institut ayant fait parvenir leur opinion lors d'un vote par correspondance auquel a participé au moins la moitié des membres à qui un bulletin de vote a été transmis. Toute opinion ainsi exprimée sera accompagnée du résultat du vote par correspondance.

13.02 Autres opinions

Le Conseil d'administration sera autorisé à émettre une opinion concernant un aspect de la sécurité du revenu ou de programmes d'avantages sociaux pourvu que :

(a) cette opinion ait préalablement été autorisée par un vote favorable d'au moins deux tiers de tous les membres du Conseil d'administration alors en fonction;

(b) il soit indiqué que cette opinion reflète uniquement les vues du Conseil d'administration;

(c) cette opinion soit accompagnée de toute opinion contradictoire exprimée à la demande d'au moins vingt-cinq pour cent (25 %) de tous les membres du Conseil d'administration alors en fonction.

ARTICLE 14 – RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Les administrateurs établissent, modifient ou abrogent les règlements administratifs, sauf lorsque les deux tiers des voix des membres sont requises à cette fin. Le règlement administratif, la modification ou l'abrogation est en vigueur jusqu'à sa confirmation, sa modification ou son rejet au cours de la prochaine assemblée.

NOUS CERTIFIONS que le présent règlement administratif nº 21 a été adopté par résolution du Conseil d'administration et confirmé par résolution des membres de l'Institut le 18e jour de juin 2019.

Daté le 18e jour de juin 2019.